HESAP AÇMA VE ŞİFRE KURALLARI

Hacettepe Üniversitesi Bilgi İşlem Dairesi, tüm personel, öğrenci ve kurumsal oluşumlar için e-posta ve Web servisi vermektedir. E-Posta servisinde gelen postalar için virüs ve spam taraması yapılmaktadır. Virüs içerdiğinden şüphelenilen e-postalar kullanıcılara ulaştırılmadan silinmekte ve gönderen bu konuda otomatik bir mesajla bilgilendirilmektedir. Spam içerdiğinden şüphelenilen mesajlar ise silinmemekte, ancak kullanıcıların daha rahat ayıklayabilmesi için "Junk E-Mail" isimli ayrı bir dizine alınmaktadır.

Kullanıcı sayısının çok olması nedeniyle e-posta depolama alanlarında kota uygulaması yapılmaktadır. Şu an için akademik ve idari personele 100'er MB, öğrencilerimize ise 50'şer MB e-posta disk alanı tahsis edilmiştir.

BİREYSEL HESAPLAR

Eğer Hacettepe Üniversitesi çalışanı ya da öğrencisi iseniz Bilgi İşlem Dairesi'ne kimliğiniz ile bizzat başvurarak bir e-posta hesabı açtırabilirsiniz. Bu hesap, e-posta sistemimizi kullanmanızın yanında, proxy, Internet TV, lisanslı yazılım, ftp, terminal servisleri gibi farklı hizmetlerden de yararlanmanızı sağlayacaktır. Bizzat gelip kimlik göstermek dışındaki yöntemlerin yeni bir kullanıcıya hesap açmak için güvenli olmadığı göz önüne alındığında, kullanıcılarımızın telefon, e-posta vs. yöntemlerle hesap açtırmaya ya da unutulan şifreyi yeniletmeye yönelik taleplerini dairemiz üzülerek geri çevirmektedir.

Kullanıcılar, 8 karakterden daha uzun olmamak şartı ile daha önce alınmamış bir kullanıcı adı alabilirler. Kullanıcı adları kişinin adı ve/veya soyadına yakınsamak zorundadır. Teknik sınırlamalar nedeniyle alınan kullanıcı adları İngiliz alfabesinde kullanılmayan "ı,İ,ğ,Ğ,ş,Ş,ü,Ü,ö,Ö,ç,Ç" harflerini ve bazı noktalama işaretlerini içeremezler. Öğrencilerimiz için de bu durum geçerlidir. Daha önce uygulanan öğrenci numarası ile kullanıcı adı alma zorunluluğu kaldırılmıştır. Ancak isteyen öğrenciler eskisi gibi öğrenci numaralarından oluşan bir kullanıcı adı da alabilirler.

Tüm kullanıcılarımızın e-posta hesapları "@hacettepe.edu.tr" uzantısına sahiptir. Diğer alt domain uzantılarının yönetimi ilgili yöneticiye aittir ve BİDB sorumluluğunda değildir.

KURUMSAL HESAPLAR

Hacettepe Üniversitesi bünyesinde, üniversite ile ilgili bir topluluk, proje grubu, organizasyon vb. bir oluşum için ayrı bir e-posta hesabı almak mümkündür. Bunun için bağlı bulunduğunuz makamın (bölüm başkanı, müdürlük, vb.) yönetiminden dairemize yazılı bir istekte bulunulması gerekmektedir. İstekte, bu hesabın açık olarak ne amaçla açılacağı, kimin sorumlu olacağı ve ne kadar süre ile açık kalacağı belirtilmelidir. Açık kalma süresi 2 yıldan fazla olamaz. Bu süreden daha uzun süre ile hesabın açık kalmasının istenmesi durumunda 2. yılın dolmasına en az 1 ay kala aynı makamdan yeni bir yazı ile uzatma isteği dairemize iletilmelidir.

KULLANILMAYAN HESAPLAR

Üniversitemizden ilişiğini kesecek olan kullanıcılar bu durumu Bilgi İşlem Dairesi'ne bildirmelidirler. Hesaplar, kullanıcının üniversiteden ayrılmasından itibaren 3 ay daha açık kalacak, daha sonra dairemiz tarafından iptal edilecektir. Kullanıcı, ayrılırken bu sürenin dolmasını beklemeden de hesabını iptal ettirebilir. Dairemiz, ayrıldığı tespit edilen, ayrılışı üzerinden en az 3 ay geçmiş, ancak bu durumu dairemize bildirmemiş kullanıcıların hesaplarını, birikmiş e-posta vb. içerikleri saklamadan silme hakkına sahiptir.

Benzer şekilde, açılmış olan, ancak geçerlilik süresi biten kurumsal hesaplar, sorumlusuna 1 ay önceden bir e-posta gönderildikten sonra bu süre içinde cevap gelmediği takdirde birikmiş e-postalar saklanmadan silinecektir.

ŞİFRE DEĞİŞTİRME VE ŞİFRE VERME KURALLARI

Kullanıcılar, hesap açılırken kendilerine verilen geçici şifreyi zaman kaybetmeden http://sifre.hacettepe.edu.tr adresine bağlanarak değiştirmelidirler. Bazı kullanıcılarımız seçilen şifreleri kolay akılda kalması için basit kelime ya da rakamlardan oluşturmaktadırlar. Bunu tercih eden Kullanıclar, şifrelerinin kötü niyetli kişilerin eline geçmesi olasılığını önemsemeyebilmektedirler. Oysa, şifre bir defa kötü niyetli bir kişinin eline geçtiğinde, bunun yardımıyla sistemin diğer bölgelerine de giriş kolaylaşmış olmakta; bu ise sadece kişinin şahsi bilgilerini değil, tüm sistemi tehdit altına sokmaktadır.

Bu nedenle, lütfen şifreler seçilirken;

8 karakterden kısa olmaması,

İçinde büyük-küçük harf ve rakam veya sembollerin bulunması,

Herhangi bir dilde anlam ifade etmemesi (örneğin kısaltmalar),

Sizin kişisel bilgilerinizi bilen bir kişi tarafından tahmini kolay olmaması (örn. isim + doğum yılınız)

koşullarına uyulmasına özen gösterilmelidir. Şifreler kişisel bilgilerdir. Bir başkasına verilmesi, başkaları tarafından kolay bulunabilir yerlere yazılması (bilgisayar dosyaları dahil) veya e-posta ile başkasına gönderilmesi halinde tüm sorumluluk şifre sahibine aittir. Kişisel bilgisayara giren bir "spyware'in (casus program)" açıkça yazılıp saklanmış bir dökümandan kişinin bütün şifrelerini ele geçirip bilgisayar korsanına iletebileceği unutulmamalıdır.

Şifre vermek üzerine yukarıda belirtilen kurallar hem kişisel hem de kurumsal hesaplar için geçerlidir.

UNUTMAYINIZ Kİ, ŞİFRENİZ SİZE VERİLEN BİR ANAHTARDIR.
BU ANAHTARI TAŞIMAK SORUMLULUK GEREKTİRİR.